Chính sách bảo mật dữ liệu

Cập nhật lần cuối: 29/09/2026

1. Phạm vi và vai trò

Chính sách này áp dụng cho website solidsuite.vn và dịch vụ phần mềm SolidSuite (gọi chung là "Dịch vụ") do Công ty TNHH 123 Website ("chúng tôi") cung cấp, được xây dựng theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân.

SolidSuite có hai vai trò khác nhau với dữ liệu:

• Bên kiểm soát dữ liệu với thông tin của khách hàng đăng ký dùng Dịch vụ (doanh nghiệp, người đại diện, người dùng) và của khách truy cập website solidsuite.vn.
• Bên xử lý dữ liệu với dữ liệu mà mỗi doanh nghiệp khách hàng ("Doanh nghiệp") tự nhập vào hệ thống của mình, ví dụ danh bạ khách hàng, nhân viên, giao dịch. Doanh nghiệp là bên kiểm soát và chịu trách nhiệm về cơ sở pháp lý khi thu thập các dữ liệu này; chúng tôi chỉ xử lý theo chỉ dẫn của Doanh nghiệp để cung cấp Dịch vụ.

2. Dữ liệu chúng tôi thu thập

• Thông tin đăng ký và liên hệ: tên doanh nghiệp, mã số thuế, họ tên, email, số điện thoại, địa chỉ.
• Thông tin tài khoản: tên đăng nhập, mật khẩu đã mã hoá một chiều, vai trò, nhật ký đăng nhập.
• Thông tin thanh toán: gói dịch vụ, hoá đơn, lịch sử chuyển khoản. Chúng tôi không lưu số thẻ ngân hàng.
• Dữ liệu kỹ thuật: địa chỉ IP, trình duyệt, thời gian truy cập, cookie cần thiết để đăng nhập và giữ phiên làm việc.
• Dữ liệu Doanh nghiệp nhập vào Dịch vụ như mô tả ở mục 1.

Ứng dụng SolidSuite trên điện thoại (iOS, Android)

Ứng dụng dùng tài khoản do Doanh nghiệp cấp và chỉ gửi dữ liệu về hệ thống của chính Doanh nghiệp đó. Ngoài dữ liệu tài khoản ở trên, ứng dụng chỉ dùng:

• Vị trí: chỉ khi bạn bấm chấm công vào / ra và Doanh nghiệp bật ghi nhận vị trí; ứng dụng không theo dõi vị trí khi chạy nền.
• Ảnh: chỉ những ảnh bạn tự chọn để đính kèm vào bài đăng trên tường công ty.
• Face ID / vân tay: do hệ điều hành xác thực ngay trên máy; ứng dụng và SolidSuite không nhận dữ liệu sinh trắc học.
• Mã thiết bị nhận thông báo đẩy và tên thiết bị, để gửi thông báo công việc tới máy của bạn.

Ứng dụng không chứa quảng cáo, không dùng công cụ theo dõi hay phân tích của bên thứ ba và không chia sẻ dữ liệu cho mục đích quảng cáo. Bạn có thể gửi yêu cầu xoá tài khoản ngay trong ứng dụng (Cài đặt > Xoá tài khoản): quản trị viên của Doanh nghiệp xoá tài khoản và dữ liệu cá nhân của bạn trong vòng 30 ngày; dữ liệu công việc (chấm công, nghỉ phép, giao dịch) được Doanh nghiệp lưu theo quy định về lao động và kế toán.

3. Mục đích sử dụng

• Khởi tạo, vận hành, bảo trì và hỗ trợ kỹ thuật cho hệ thống của Doanh nghiệp.
• Xác thực người dùng, phòng chống truy cập trái phép và gian lận.
• Lập hoá đơn, nhắc gia hạn, thông báo thay đổi về Dịch vụ.
• Trả lời yêu cầu tư vấn và hỗ trợ.
• Gửi thông tin sản phẩm khi bạn đồng ý nhận; bạn có thể huỷ đăng ký bất cứ lúc nào.

Chúng tôi không bán dữ liệu cá nhân và không dùng dữ liệu Doanh nghiệp nhập vào hệ thống cho mục đích quảng cáo của mình.

4. Lưu trữ và bảo vệ dữ liệu

• Mỗi Doanh nghiệp có một cơ sở dữ liệu riêng, tách biệt với doanh nghiệp khác.
• Máy chủ đặt tại trung tâm dữ liệu ở Singapore. Kết nối được mã hoá HTTPS.
• Sao lưu tự động mỗi đêm, được mã hoá trước khi lưu ra ngoài máy chủ, tại Google Drive và Amazon Web Services (khu vực Singapore).
• Quyền truy cập hệ thống nội bộ chỉ cấp cho nhân sự kỹ thuật cần thiết và được ghi nhật ký.

5. Bên thứ ba tham gia xử lý

Để cung cấp Dịch vụ, một số dữ liệu được chuyển cho các nhà cung cấp dưới đây, chỉ trong phạm vi cần thiết:

• Hạ tầng máy chủ và sao lưu: Vultr (Singapore), Google Workspace, Amazon Web Services.
• Gửi email: Amazon Simple Email Service (Singapore).
• Thông báo đẩy tới ứng dụng điện thoại: Expo (650 Industries, Hoa Kỳ), Apple Push Notification service và Firebase Cloud Messaging của Google; chỉ gồm mã thiết bị, tiêu đề và nội dung ngắn của thông báo.
• Gửi SMS và tin Zalo ZNS: nhà mạng hoặc nhà cung cấp mà Doanh nghiệp tự chọn và kết nối.
• Tính năng AI: khi người dùng chủ động dùng tính năng AI, nội dung liên quan được gửi tới nhà cung cấp mô hình mà Doanh nghiệp cấu hình (ví dụ Google Gemini, OpenAI, Anthropic Claude). Doanh nghiệp có thể tắt tính năng AI.
• Facebook / Messenger (Meta Platforms): khi Doanh nghiệp kết nối Fanpage, xem mục "Dữ liệu từ Facebook" bên dưới.
• Cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi pháp luật yêu cầu.

Dữ liệu từ Facebook (Meta)

Khi quản trị viên của Doanh nghiệp bấm "Kết nối Fanpage" và đăng nhập Facebook, SolidSuite chỉ nhận những quyền được người đó đồng ý cấp, dùng để:

• Lấy danh sách Fanpage mà người đó quản trị và mã truy cập của các Fanpage được chọn kết nối.
• Nhận tin nhắn Messenger và bình luận mới trên Fanpage (nội dung, tệp đính kèm, mã và tên hiển thị của người gửi), đưa vào Hộp thư mạng xã hội của chính Doanh nghiệp đó để nhân viên trả lời và tạo cơ hội bán hàng.
• Gửi câu trả lời của nhân viên Doanh nghiệp tới người đã nhắn tin hoặc bình luận.

Dữ liệu này chỉ thuộc về và chỉ hiển thị cho Doanh nghiệp đã kết nối Fanpage; SolidSuite không bán, không dùng cho quảng cáo và không chia sẻ cho bên khác. Doanh nghiệp có thể ngắt kết nối bất cứ lúc nào bằng cách lưu trữ kênh trong SolidSuite hoặc gỡ ứng dụng SolidSuite trong phần cài đặt Doanh nghiệp / Trang trên Facebook.

6. Thời gian lưu trữ

• Dữ liệu Doanh nghiệp được lưu trong suốt thời gian sử dụng Dịch vụ.
• Khi chấm dứt hợp đồng, Doanh nghiệp được xuất dữ liệu trong vòng 30 ngày; sau đó dữ liệu bị xoá khỏi hệ thống chính. Bản sao lưu cũ tự hết hạn theo vòng xoay (tối đa 6 tháng).
• Hoá đơn và chứng từ kế toán của chúng tôi được lưu theo thời hạn luật kế toán quy định.

7. Quyền của chủ thể dữ liệu

Bạn có quyền được biết, đồng ý hoặc rút lại sự đồng ý, truy cập, chỉnh sửa, xoá, hạn chế xử lý, nhận bản sao dữ liệu và phản đối việc xử lý dữ liệu cá nhân của mình. Gửi yêu cầu tới hello@solidsuite.vn; chúng tôi phản hồi trong vòng 72 giờ làm việc.

Nếu dữ liệu của bạn do một Doanh nghiệp dùng SolidSuite quản lý (ví dụ bạn là khách hàng của họ), vui lòng liên hệ trực tiếp Doanh nghiệp đó. Chúng tôi sẽ hỗ trợ Doanh nghiệp thực hiện yêu cầu của bạn.

Yêu cầu xoá dữ liệu (bao gồm dữ liệu từ Facebook)

Để xoá dữ liệu mà SolidSuite nhận từ Facebook / Messenger về bạn:

1. Gửi email tới hello@solidsuite.vn với tiêu đề "Yêu cầu xoá dữ liệu", kèm tên Fanpage bạn đã nhắn tin / bình luận và tên Facebook của bạn.
2. Chúng tôi xác minh và phối hợp với Doanh nghiệp quản lý Fanpage để xoá hội thoại, tin nhắn và thông tin liên hệ liên quan trong vòng 30 ngày, rồi phản hồi kết quả qua email.

Doanh nghiệp (chủ Fanpage) có thể tự xoá ngay trong SolidSuite: mở Hộp thư mạng xã hội hoặc Liên hệ và xoá bản ghi tương ứng. Khi gỡ ứng dụng SolidSuite khỏi Fanpage trên Facebook, SolidSuite ngừng nhận dữ liệu mới từ Fanpage đó.

8. Cookie

Website và Dịch vụ dùng cookie cần thiết để đăng nhập, giữ phiên làm việc và ghi nhớ lựa chọn ngôn ngữ. Chúng tôi không dùng cookie quảng cáo của bên thứ ba.

9. Thay đổi chính sách

Khi có thay đổi quan trọng, chúng tôi thông báo qua email hoặc trong hệ thống trước khi áp dụng. Ngày cập nhật ghi ở đầu trang.

Thông tin liên hệ