Ghi nhận tài sản và giao người phụ trách
Tạo hồ sơ bất động sản hoặc tài chính, định giá, tình trạng, tìm và lọc tài sản
Tạo hồ sơ
- Vào Tài sản → Tài sản, bấm Mới.
- Nhập tên dễ nhận ra, ví dụ Căn hộ 2PN S5.02 Vinhomes Grand Park. Chọn nhóm Bất động sản hoặc Tài chính.
- Chọn Khách hàng (chủ sở hữu) trong Danh bạ và Nhân viên phụ trách. Người tạo hồ sơ là người phụ trách mặc định.
- Chọn Loại tài sản. Mặc định có sẵn Căn hộ, Nhà phố / biệt thự, Đất nền, Shophouse / mặt bằng cho bất động sản; Tiền gửi, Chứng khoán / quỹ, Vàng cho tài chính. Quản lý thêm loại khác trong Cấu hình.
- Nhập Ngày mua, Giá mua, Giá trị hiện tại và Ngày định giá. Hệ thống tự tính chênh lệch: xanh là tăng giá, đỏ là giảm giá.
- Ở tab Thông tin tài sản: với bất động sản, ghi dự án, địa chỉ, diện tích, pháp lý (sổ hồng, hợp đồng mua bán, chờ sổ…); với tài chính, ghi nơi nắm giữ (ngân hàng, công ty chứng khoán, quỹ) và số lượng.
- Thêm ảnh đại diện, ghi chú. Kéo thả giấy tờ (hợp đồng, sổ, biên bản bàn giao) vào nhật ký để lưu kèm hồ sơ. Lưu lại; hệ thống cấp mã
TS….
Chọn tình trạng ban đầu
| Tình trạng | Khi nào chọn |
|---|---|
| Trống | Đã nhận bàn giao, chưa có người thuê. Đây là mặc định khi tạo mới. |
| Đang cho thuê | Không cần chọn tay: lập hợp đồng thuê và bấm Bắt đầu cho thuê, hệ thống tự chuyển. |
| Đang đầu tư | Đang trả góp theo tiến độ (chưa bàn giao), hoặc tài sản tài chính đang nắm giữ. |
| Đã thanh lý | Đã bán hoặc đã sang nhượng xong. Hồ sơ vẫn giữ để tra cứu. |
Bấm vào tình trạng trên thanh tình trạng để đổi. Mọi lần đổi đều ghi vào nhật ký.
Các ô số liệu trên hồ sơ
Các ô ở góc trên bên phải mở nhanh dữ liệu của riêng tài sản đó: Hợp đồng thuê, Dòng tiền, Bảo trì, Khai thác / thanh lý, Tin thị trường. Khi tài sản có khoản quá hạn, hồ sơ hiện dải đỏ ghi tổng số tiền quá hạn.
Tìm và lọc tài sản
- Gõ tên, mã tài sản hoặc tên khách vào ô tìm kiếm.
- Bộ lọc có sẵn: Tôi phụ trách, theo tình trạng, Bất động sản / Tài chính, Có khoản quá hạn, Đến hạn trong 30 ngày, Hoạt động của tôi, Hoạt động trễ hạn, Đã lưu trữ.
- Nhóm theo tình trạng, khách hàng, nhân viên phụ trách hoặc loại tài sản. Dạng bảng tổng hợp cho biết tổng giá trị tài sản đang quản lý theo từng nhóm.
- Muốn gửi danh sách cho khách: chuyển sang dạng danh sách, lọc theo khách hàng, chọn các dòng rồi Xuất ra Excel.
Khách giao lại tài sản cho người khác quản lý: chỉ cần đổi Nhân viên phụ trách. Hợp đồng, lịch thu chi và việc nhắc hạn về sau tự chuyển theo người mới.