Tài sản khách hàng: tổng quan và nguyên lý
Sơ đồ cấu trúc, nguyên lý hoạt động, tính năng và cách dùng app quản lý tài sản thay khách hàng
App Tài sản dành cho công ty nhận quản lý tài sản thay khách hàng: căn hộ, nhà phố, đất nền, mặt bằng, và cả tài sản tài chính như tiền gửi, chứng chỉ quỹ, vàng. Mỗi tài sản có một nhân viên phụ trách. Hệ thống giữ toàn bộ thông tin, lịch tiền và việc cần làm của tài sản ở một chỗ, và nhắc người phụ trách trước mỗi mốc để không sót.
App giải quyết việc gì
| Nhu cầu của chủ tài sản | App làm gì | Xem hướng dẫn |
|---|---|---|
| Tài sản trống cần bảo dưỡng, bảo trì, hỗ trợ khai thác hoặc thanh lý | Yêu cầu bảo trì gắn tài sản, lặp lại định kỳ được. Một nút tạo cơ hội bán hàng để tìm người thuê (khai thác) hoặc người mua (thanh lý). | Tài sản trống |
| Tài sản cho thuê, cần quản lý thu tiền mỗi tháng | Hợp đồng thuê tự sinh lịch thu tiền từng kỳ. Người phụ trách được nhắc trước ngày thu và trước khi hợp đồng hết hạn; ghi đã thu bằng một nút. | Cho thuê |
| Tài sản đang đầu tư, cần nhắc lịch thanh toán từng đợt và sắp xếp dòng tiền | Lịch thanh toán theo tiến độ, nhắc trước mỗi đợt, cảnh báo đỏ khi quá hạn. Báo cáo dòng tiền cho thấy tháng nào phải chuẩn bị bao nhiêu. | Đang đầu tư, Dòng tiền |
| Tin thị trường: lọc tin quan trọng, tin mật liên quan đến tài sản | Tin gắn vào từng tài sản, đánh dấu quan trọng hoặc tin mật. Tin tự ghi vào nhật ký tài sản; tin quan trọng báo thẳng người phụ trách. Tin mật chỉ người có liên quan mới xem được. | Tin thị trường |
Sơ đồ cấu trúc
Mọi thứ xoay quanh hồ sơ tài sản. Tình trạng của tài sản quyết định phần việc đi kèm. Tiền thuê phải thu, các đợt phải trả và các khoản thu chi khác đều về chung một Lịch thu – chi. Nhắc hạn và báo cáo dòng tiền lấy số liệu từ lịch này.
Nguyên lý hoạt động
1. Một tài sản, một hồ sơ, một người chịu trách nhiệm
Hồ sơ lưu chủ sở hữu, nhóm (bất động sản hoặc tài chính), loại tài sản, giá mua, giá trị hiện tại và pháp lý. Hệ thống tự cấp mã TS00001, TS00002… và tự tính chênh lệch giữa giá trị hiện tại với giá mua. Mọi thay đổi, khoản đã thu, tin liên quan và trao đổi nội bộ đều ghi vào nhật ký bên phải hồ sơ. Khi đổi người phụ trách, người mới vẫn thấy đủ lịch sử.
2. Tình trạng quyết định việc cần làm
Một tài sản luôn ở một trong bốn tình trạng: Trống, Đang cho thuê, Đang đầu tư hoặc Đã thanh lý. Hệ thống tự đổi tình trạng khi bắt đầu hoặc kết thúc hợp đồng thuê. Các bước khác (nhận bàn giao, bán xong) do người phụ trách chọn trên thanh tình trạng.
3. Lịch thu – chi là nơi theo dõi, không phải sổ kế toán
Tiền thuê do người thuê trả thẳng cho chủ tài sản, các đợt đầu tư do chủ tài sản trả thẳng cho chủ đầu tư. Tiền không đi qua sổ sách của công ty quản lý. Vì vậy app không lập hoá đơn, không ghi bút toán. Lịch thu – chi chỉ ghi phải thu hoặc phải trả bao nhiêu, hạn ngày nào, đã xong chưa, để nhắc hạn và cộng dòng tiền. Khoản thu mang dấu dương, khoản chi mang dấu âm.
4. Hệ thống tự nhắc, người phụ trách chỉ xác nhận
Mỗi ngày hệ thống rà lịch và tạo việc cần làm cho người phụ trách trước hạn thu hoặc trả (mặc định 7 ngày) và trước khi hợp đồng thuê hết hạn (mặc định 30 ngày). Việc cần làm hiện trên hồ sơ tài sản, trong mục Hoạt động và trên chuông thông báo. Khi người phụ trách ghi đã thu hoặc đã thanh toán, việc nhắc tự đánh dấu xong.
5. Ai thấy gì
Nhân viên phụ trách chỉ thấy tài sản mình phụ trách, cùng hợp đồng thuê và lịch thu chi của các tài sản đó. Quản lý thấy mọi tài sản và chỉnh được cài đặt. Tin mật chỉ quản lý, người đăng và người phụ trách tài sản liên quan xem được. Chi tiết ở bài Phân quyền và cài đặt.
Màn hình chính
Vào app Tài sản. Màn hình đầu chia tài sản thành cột theo tình trạng. Cột bên trái đếm số tài sản theo tình trạng và theo nhóm. Mỗi thẻ hiện khách hàng, giá trị hiện tại và hạn thu chi gần nhất.
| Menu | Dùng để |
|---|---|
| Tài sản | Hồ sơ từng tài sản. Xem dạng thẻ, danh sách, bảng tổng hợp hoặc theo hoạt động. |
| Hợp đồng thuê | Mọi hợp đồng thuê. Có bộ lọc Đang thuê và Hết hạn trong 60 ngày. |
| Lịch thu – chi | Danh sách việc tiền của người phụ trách, mặc định chỉ hiện khoản chưa xong. Có dạng lịch tháng. |
| Bảo trì | Yêu cầu bảo trì, bảo dưỡng của tài sản khách hàng. |
| Tin thị trường | Tin quy hoạch, giá, chính sách, dự án gắn với tài sản. |
| Báo cáo → Dòng tiền | Thu, chi và phần còn lại theo tháng, theo khách hàng, theo tài sản. |
| Cấu hình | Chỉ quản lý thấy: số ngày nhắc hạn, loại tài sản, nhãn tin. |
Bắt đầu trong 5 bước
- Quản lý cấp quyền cho nhân viên và kiểm tra số ngày nhắc hạn (Phân quyền và cài đặt).
- Nhập từng tài sản khách giao, chọn đúng người phụ trách và tình trạng (Ghi nhận tài sản).
- Với tài sản đang cho thuê: lập hợp đồng thuê và bấm Bắt đầu cho thuê để có lịch thu tiền.
- Với tài sản đang đầu tư: nhập các đợt thanh toán theo tiến độ trên hồ sơ.
- Mỗi sáng, người phụ trách mở Lịch thu – chi và các hoạt động đến hạn. Mỗi tháng, quản lý xem Dòng tiền.
Các ảnh minh hoạ trong tài liệu dùng dữ liệu mẫu, tên khách hàng và nhân viên đều là tên giả.