Thư mục dự án: xếp dự án theo phòng ban, khách hàng

Thư mục giống các ngăn kéo: bạn xếp dự án vào đó cho gọn. Thư mục lồng nhau được nhiều cấp, mỗi thư mục có một màu để dễ nhận ra. Thư mục chỉ để sắp xếp, không đổi quyền xem của dự án.

Cách chia gợi ý

• Theo phòng ban: Kinh doanh, Marketing, Vận hành / Nhân sự.
• Theo dự án bất động sản hoặc khách hàng: Kinh doanh / Vinhomes Grand Park, Kinh doanh / Masteri Thảo Điền.
• Theo khu vực: Khu Đông, Khu Tây.

Hai, ba cấp là đủ. Nhiều cấp quá sẽ khó tìm.

Xem dự án trong một thư mục

Bấm tên thư mục trên cây bên trái. Bảng bên phải chỉ còn dự án của thư mục đó và các thư mục con. Bấm mũi tên cạnh thư mục để mở, đóng thư mục con. Bấm Tất cả dự án để xem lại hết.

Tạo, sửa, xoá thư mục (quản trị viên dự án)

• Thư mục mới: bấm dấu + cạnh chữ THƯ MỤC trên đầu cây. Nhập tên, chọn thư mục cha (để trống là thư mục gốc), chọn màu.
• Thư mục con: rê chuột vào một thư mục, bấm dấu + bên phải nó.
• Đổi tên, màu, vị trí: rê chuột, bấm … rồi chọn mục này. Đổi thư mục cha là chuyển cả nhánh sang chỗ khác.
• Dự án mới trong thư mục: bấm … rồi chọn mục này.

Xoá thư mục sẽ xoá luôn các thư mục con, nhưng không xoá dự án nào. Dự án bên trong chỉ ra ngoài thư mục (thành “chưa vào thư mục”). Nhiệm vụ và dữ liệu giữ nguyên.

Đưa dự án vào thư mục

• Dự án mới: đang đứng ở thư mục nào thì dự án tạo mới tự vào thư mục đó. Ô Thư mục đã điền sẵn trong hộp thoại tạo dự án.
• Dự án có sẵn: mở cài đặt dự án, chọn ở ô Thư mục (biểu tượng thư mục, dưới ô Thẻ).
• Tìm dự án chưa xếp: bộ lọc Chưa vào thư mục. Nhóm danh sách dự án theo Thư mục để rà cả công ty.

Danh sách đầy đủ các thư mục kèm số dự án nằm ở Dự án → Cấu hình → Thư mục dự án. Công ty có nhiều chi nhánh thì một thư mục có thể dùng chung, hoặc chỉ riêng cho một chi nhánh.