Giao việc và theo dõi tiến độ dự án
Tạo nhiệm vụ có người làm, hạn chót, checklist, nhiệm vụ phụ; trao đổi và rà soát hằng tuần
Bảng nhiệm vụ của dự án
Bấm vào một dự án để mở bảng nhiệm vụ. Mỗi cột là một giai đoạn. Trên thẻ có hạn chót, nhãn, sao ưu tiên, ảnh người làm, và số nhiệm vụ phụ đã xong (ví dụ 0/3). Kéo thẻ sang cột kế tiếp khi công việc tiến thêm một bước.
Giao một nhiệm vụ
- Bấm + trên đầu cột (hoặc Mới). Đặt tên theo kết quả cần bàn giao: Chốt bảng giá đợt 3, đừng đặt Bảng giá.
- Chọn Người được phân công, chọn nhiều người được. Nhiệm vụ hiện ngay trong Việc của tôi của từng người.
- Đặt Thời hạn. Không có hạn thì nhiệm vụ nằm ở cột Chưa hẹn ngày của người làm.
- Trong Mô tả, ghi rõ cần làm gì, đầu ra là gì, gửi cho ai duyệt. Việc nhiều bước thì làm checklist: gõ
[]và dấu cách ở đầu dòng. - Gắn Thẻ (nhãn) và sao ưu tiên nếu cần.
Việc lớn thì chia nhiệm vụ phụ
Ở tab Nhiệm vụ phụ, thêm các việc nhỏ, mỗi việc giao được cho một người khác với hạn riêng. Nhiệm vụ phụ cũng hiện trong Việc của tôi của người làm. Thẻ nhiệm vụ chính ghi số đã xong, ví dụ (1/3 nhiệm vụ phụ).
| Dùng | Khi nào |
|---|---|
| Checklist | Các bước do cùng một người làm, không cần hạn riêng. |
| Nhiệm vụ phụ | Các phần giao cho người khác, hoặc cần hạn riêng. |
Trao đổi ngay trong nhiệm vụ
Bên phải nhiệm vụ là khung trao đổi. Gửi tin gửi cho người theo dõi nhiệm vụ. Ghi chú là ghi nội bộ, gõ @tên để gọi đúng người. Đính kèm tệp (báo giá, hình, hợp đồng) cũng ở đây. Người nhận việc sau đọc lại là hiểu đủ bối cảnh, không phải hỏi lại qua điện thoại.
Trạng thái của nhiệm vụ
Ngoài giai đoạn (cột), mỗi nhiệm vụ có nút trạng thái ở góc trên: Đang thực hiện, Đang chờ, Đã yêu cầu thay đổi, Đã phê duyệt, Hoàn tất, Đã hủy. Người duyệt dùng “Đã yêu cầu thay đổi” hoặc “Đã phê duyệt” để trả lời ngay trên nhiệm vụ. Nhiệm vụ Hoàn tất hoặc Đã hủy biến khỏi Việc của tôi.
Rà soát hằng tuần (cho quản lý)
- Trên bảng dự án, bấm biểu tượng danh sách, lọc Quá hạn hoặc nhóm theo Người được phân công để xem ai đang quá tải.
- Xem cột Chờ duyệt: duyệt hoặc yêu cầu sửa ngay trong buổi họp.
- Nhiệm vụ chưa có người làm hoặc chưa có hạn là nhiệm vụ dễ bị quên. Giao người và đặt hạn trước khi kết thúc buổi họp.
Nhân viên không thấy nhiệm vụ? Kiểm tra họ đã được phân công, hoặc đã là thành viên của dự án đặt chế độ “Chỉ thành viên”.