Cho thuê: hợp đồng và lịch thu tiền hằng tháng
Lập hợp đồng, hệ thống tự sinh kỳ thu, ghi đã thu, gia hạn, kết thúc hợp đồng
Lập hợp đồng thuê
- Mở hồ sơ tài sản đang Trống (hoặc Đang đầu tư vừa nhận bàn giao) và bấm Cho thuê. Có thể vào Tài sản → Hợp đồng thuê → Mới rồi chọn tài sản.
- Nhập số hợp đồng và chọn Người thuê trong Danh bạ (tạo nhanh nếu chưa có).
- Nhập ngày Bắt đầu. Để trống ngày Kết thúc nếu hợp đồng không thời hạn.
- Nhập Giá thuê / tháng và Tiền cọc. Chọn Kỳ thanh toán: hằng tháng, hằng quý, 6 tháng hoặc hằng năm.
- Chọn Ngày thu trong tháng, từ 1 đến 28 (mặc định ngày 5). Ghi điều khoản đặc biệt ở tab Điều khoản / ghi chú.
- Bấm Bắt đầu cho thuê. Hợp đồng chuyển sang Đang thuê, tài sản chuyển sang Đang cho thuê, lịch thu tiền được sinh ngay.
Hệ thống sinh lịch thu thế nào
- Mỗi kỳ tính theo tháng dương lịch. Kỳ đầu bắt đầu từ ngày bắt đầu hợp đồng. Kỳ đầu hoặc kỳ cuối lẻ tháng được tính theo số ngày thực tế. Ví dụ thuê từ 16/04, giá 8 triệu đồng/tháng: kỳ tháng 4 là 15/30 ngày, tức 4 triệu đồng.
- Kỳ quý, 6 tháng hoặc năm bằng giá thuê tháng nhân số tháng của kỳ.
- Hạn thu là ngày thu trong tháng của tháng đầu kỳ, không sớm hơn ngày bắt đầu kỳ.
- Hợp đồng có ngày kết thúc: sinh đủ các kỳ tới ngày kết thúc. Hợp đồng không thời hạn: luôn có sẵn lịch 12 tháng tới, mỗi ngày hệ thống tự sinh thêm.
Ghi nhận tiền thuê
- Trước ngày thu (mặc định 7 ngày), người phụ trách nhận việc cần làm: thu bao nhiêu, của người thuê nào, hạn ngày nào.
- Khi người thuê trả đủ, bấm Đã thu trên dòng kỳ đó (trong hợp đồng hoặc trong Lịch thu – chi). Hệ thống ghi đủ số tiền, lấy ngày hôm nay làm ngày thu, đánh dấu việc nhắc xong và ghi "Đã thu: Tiền thuê tháng…" vào nhật ký tài sản.
- Người thuê trả thiếu: sửa ô Đã thanh toán thành số thực nhận. Kỳ chuyển sang Thanh toán một phần, phần còn lại vẫn nằm trong lịch cho tới khi thu đủ.
Gia hạn và kết thúc
- Trước ngày hết hạn (mặc định 30 ngày), người phụ trách nhận việc: gia hạn, tìm người thuê mới hoặc kết thúc hợp đồng. Bộ lọc Hết hạn trong 60 ngày ở menu Hợp đồng thuê giúp rà trước.
- Gia hạn: sửa ngày kết thúc. Hệ thống tự sinh thêm các kỳ còn thiếu và nhắc lại khi ngày kết thúc mới đến gần.
- Kết thúc hợp đồng: ngày kết thúc thành hôm nay nếu đang muộn hơn. Các kỳ chưa tới hạn và chưa thu đồng nào bị bỏ khỏi lịch. Nếu tài sản không còn hợp đồng nào đang chạy, tài sản tự về Trống.
- Đưa về nháp chỉ làm được khi chưa thu kỳ nào, dùng để sửa hợp đồng nhập sai.
Tiền cọc chỉ để ghi nhận, hệ thống không tự thu hay hoàn cọc. Khi hoàn cọc, ghi một khoản Chi khác ở tab Thu / chi khác của tài sản để dòng tiền đúng.