Đặt xe và đặt phòng họp

Dùng để làm gì

Đăng ký dùng xe công ty và đặt phòng họp theo khung 30 phút, có người duyệt trước khi dùng.

Ai dùng

Mọi nhân viên. Quản lý đặt xe xác nhận lịch xe; phòng Nhân sự (quản lý phòng họp) duyệt lịch phòng.

Cần có trước

Công ty đã bật Đặt xe / Phòng họp và thêm xe, phòng họp; app bản mới nhất (mục Nhân sự có ô Đặt xe, Phòng họp).

Các bước

1Chọn hình thức, ngày và giờ dùng xe

Vào Nhân sự → Đặt xe. Chọn Tự lái hoặc Cần tài xế (thẻ ghi số giờ phải báo trước và giá mỗi giờ), chọn ngày, rồi chạm giờ bắt đầu và giờ kết thúc trên lưới, mỗi ô 30 phút. Ô vàng có người đang chờ xác nhận nhưng vẫn đặt được; ô đỏ (đã xác nhận) và ô xám (khoá lịch, đã qua) không đặt được. Bấm Tiếp tục.

2Điền đăng ký và gửi yêu cầu

Kiểm tra Tên NVKD, SĐT NVKD (đã điền sẵn), chọn Mục đích sử dụng, ghi lộ trình, tên khách hàng. Tự lái thì điền thêm Thông tin người lái: số CCCD, số giấy phép lái xe và chụp ảnh giấy phép. Bấm Xem lại, kiểm tra rồi bấm Gửi yêu cầu. Quản lý đặt xe xác nhận hoặc từ chối, bạn nhận thông báo kết quả.

3Chọn phòng họp, ngày và khung giờ

Vào Nhân sự → Phòng họp. Chạm thẻ phòng (ghi tầng, số lịch trong ngày), chọn ngày họp, rồi chạm giờ bắt đầu và giờ kết thúc. Ô vàng (chờ duyệt) và ô đỏ (đã xác nhận) đã có người giữ, chạm vào để xem cuộc họp. Khung giờ đã bắt đầu quá 5 phút thì không chọn được. Bấm Tiếp tục.

4Nhập tên cuộc họp và gửi

Nhập Tên cuộc họp, nội dung, số người tham dự; số điện thoại đã điền sẵn. Bấm Gửi yêu cầu. Khung giờ được giữ ở trạng thái Chờ phê duyệt cho tới khi phòng Nhân sự duyệt; bạn nhận thông báo khi được duyệt hoặc từ chối.

Lưu ý: Xem và huỷ lịch của bạn ở tab Lịch của tôi trên app (trên web: Lịch đặt của tôi). Lịch xe chỉ huỷ được trước giờ dùng ít nhất 1 giờ (tuỳ cài đặt công ty), sát giờ hơn thì báo quản lý đặt xe. Lịch phòng đã duyệt muốn đổi giờ hoặc đổi phòng thì huỷ rồi đặt lại.

Lỗi hay gặp

Chạm ô giờ không được?
Ô đỏ là đã có lịch xác nhận, ô xám là khoá lịch hoặc giờ đã qua. Đặt xe: chọn hình thức trước, và đặt trước giờ dùng ít nhất số giờ ghi trên thẻ (mặc định tự lái 2 giờ, cần tài xế 24 giờ). Phòng họp: khung giờ đã bắt đầu quá 5 phút thì không chọn được.

Ô vàng có đặt được không?
Đặt xe: được, quản lý đặt xe sẽ chọn một yêu cầu phù hợp. Phòng họp: không, ô vàng là lịch đang chờ duyệt và đã giữ phòng.

Đặt trên máy tính được không?
Được. Trên web mở app Đặt xe hoặc Phòng họp: lưới mỗi hàng là một ngày (xe) hoặc một phòng (phòng họp), mỗi cột 30 phút. Kéo chuột trên một hàng để chọn giờ bắt đầu → kết thúc, điền thông tin rồi gửi.

Trả phí dùng xe thế nào?
Sau chuyến đi, quản lý nhập giờ nhận, trả xe thực tế để tính phí. Nếu công ty đã cài tài khoản nhận tiền, mở lịch ở tab Lịch của tôi, mục Phí sử dụng xe, bấm Thanh toán để quét mã VietQR; chuyển xong thêm ảnh ủy nhiệm chi.

Gặp lỗi hoặc chưa rõ? Chụp màn hình và báo phòng Nhân sự / quản trị viên của công ty, ghi rõ bạn đang ở màn nào và bấm gì.