Duyệt nghỉ phép, đặt xe, phòng họp

Dùng để làm gì

Chuẩn bị nghỉ phép (loại nghỉ, số phép, ngày lễ, người duyệt) và duyệt yêu cầu nghỉ, đặt xe, đặt phòng họp của nhân viên.

Ai dùng

HR / quản trị có toàn quyền Nghỉ phép; quản lý trực tiếp (duyệt đơn nghỉ); quản lý đặt xe; quản lý phòng họp.

Cần có trước

Nhân viên đã có quản lý trên sơ đồ tổ chức; công ty đã bật Ngày nghỉ, Đặt xe, Phòng họp; tài khoản được giao quyền quản lý tương ứng.

Các bước

1Ẩn loại nghỉ không dùng và chọn cách duyệt

Vào Ngày nghỉ → Cấu hình → Loại thời gian. Danh sách có sẵn nhiều loại; loại công ty không dùng thì mở ra, bỏ tick Ngày nghỉ ở dòng Khả dụng để nhân viên không thấy khi xin nghỉ. Loại có dùng (vd Nghỉ phép năm): ở tab Ngày nghỉ chọn Phê duyệt (thường là Bởi cấp trên của nhân viên), tick Cần cấp phép nếu loại này trừ vào số phép. Cần duyệt nhiều cấp thì chọn ô Luồng duyệt nhiều bước (xem bước 3). Bấm Lưu.

2Cấp phép năm cho nhiều người và nhập ngày lễ

Vào Ngày nghỉ → Quản lý → Phân bổ, bấm Nhóm phân bổ mới. Để trống Nhân viên là cấp cho tất cả; chọn Thời hạn hiệu lực (vd 01/01 → 31/12), Loại thời gian = Nghỉ phép năm, ô Phân bổ = số ngày (vd 12), bấm Phân bổ ngày nghỉ. Phép HR cấp theo cách này được duyệt luôn. Phép nhân viên tự xin thêm (nếu loại nghỉ bật Cho phép nhân viên yêu cầu) hiện ở cùng danh sách với trạng thái Cần phê duyệt: bấm Phê duyệt hoặc Từ chối. Ngày lễ thêm ở Cấu hình → Ngày nghỉ của công ty (tên, khoảng ngày); ngày lễ không bị trừ vào phép.

3Đặt luồng duyệt nhiều cấp (nếu cần)

Mặc định đơn nghỉ đi tới quản lý trực tiếp của nhân viên (ô Người phê duyệt ngày nghỉ trên hồ sơ, lấy theo sơ đồ tổ chức). Muốn duyệt nhiều bước: vào Phê duyệt → Cấu hình → Loại phê duyệt, mở Nghỉ phép, bấm Thêm bước. Mỗi bước chọn người duyệt (Quản lý trực tiếp, Người cụ thể, Trưởng phòng ban...), cần 1 trong N người hay Tất cả cùng duyệt, điều kiện Chỉ khi số ngày lớn hơn (vd giám đốc chỉ duyệt đơn trên 3 ngày), nhắc khi quá giờ. Rồi gắn luồng vào loại nghỉ ở bước 1.

4Duyệt đơn nghỉ của nhân viên

Người duyệt nhận thông báo trên app. Vào Nhân sự → Duyệt đơn, xem loại nghỉ, ngày, lý do, số người trong đội nghỉ trùng ngày rồi bấm Duyệt hoặc Từ chối. Trên web: Ngày nghỉ → Quản lý → Ngày nghỉ, cột Đang ở bước cho biết đơn đang chờ ai. Đơn theo luồng: đủ các bước thì tự chuyển Đã phê duyệt, một bước từ chối là đơn bị từ chối.

5Cài xe, tài xế, đơn giá và tài khoản nhận tiền

Vào Đặt xe → Cấu hình. Xe: thêm xe, tick Cho nhân viên đặt xe để xe hiện trên lịch. Tài xế dịch vụ: thêm tài xế thuê ngoài (tên, số điện thoại). Cài đặt: số giờ phải đăng ký trước (tự lái / có tài xế), số giờ tối thiểu được huỷ trước giờ dùng, đơn giá mỗi giờ, Tài khoản nhận thanh toán (ô mã ngân hàng ghi mã BIN, vd Vietcombank 970436, để có mã VietQR). Bấm Lưu.

6Xác nhận hoặc từ chối yêu cầu đặt xe

Có yêu cầu mới, quản lý đặt xe nhận việc cần làm. Vào Đặt xe → Quản lý → Cần xử lý, mở yêu cầu. Khung Lịch khác trùng giờ liệt kê các yêu cầu cùng giờ để chọn một. Xe cần tài xế thì chọn Tài xế dịch vụ trước (hệ thống chặn xếp một tài xế vào hai lịch trùng giờ). Bấm Xác nhận, hoặc Từ chối và chọn lý do. Sau chuyến đi bấm Hoàn tất & tính phí, nhập giờ nhận / trả xe thực tế.

7Thêm phòng họp và duyệt lịch đặt phòng

Thêm phòng ở Phòng họp → Cấu hình → Phòng họp (tên, vị trí, thiết bị). Trang Đặt phòng là lưới: mỗi hàng một phòng, mỗi ô 30 phút; ô vàng là chờ duyệt, ô đỏ là đã xác nhận. Bấm Cần duyệt để xem các yêu cầu đang chờ, hoặc bấm Duyệt / Từ chối ngay ở danh sách Lịch trong ngày. Từ chối thì ghi lý do; khung giờ tự mở lại cho người khác.

Lưu ý: nhân viên chưa có quản lý trên sơ đồ tổ chức thì bước Quản lý trực tiếp không tìm được người duyệt: bước bắt buộc sẽ không gửi được đơn, bước không bắt buộc tự bỏ qua. Quyền duyệt đặt xe / phòng họp giao ở vai trò của tài khoản.

Lỗi hay gặp

Nhân viên không thấy loại nghỉ khi xin nghỉ?
Loại đó chưa tick Ngày nghỉ ở dòng Khả dụng, hoặc loại Cần cấp phép mà người đó chưa được phân bổ / đã hết phép.

Đơn nghỉ nằm chờ, không ai duyệt?
Xem cột Đang ở bước ở Ngày nghỉ → Quản lý → Ngày nghỉ. HR có toàn quyền Nghỉ phép duyệt hoặc từ chối thẳng được, lịch sử ghi rõ ai bấm.

Không thấy mục Quản lý trong Đặt xe / Phòng họp?
Tài khoản chưa có quyền duyệt. Quản trị viên mở vai trò của người đó, phân hệ Đặt xe / Đặt phòng họp chọn quyền duyệt.

Nhân viên không quét được mã QR trả phí xe?
Tài khoản nhận thanh toán chưa ghi mã BIN ngân hàng (vd Vietcombank 970436) ở ô mã ngân hàng (BIC).

Gặp lỗi hoặc chưa rõ? Chụp màn hình và báo phòng Nhân sự / quản trị viên của công ty, ghi rõ bạn đang ở màn nào và bấm gì.